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Takayama est une entreprise gérant l’organisation de formations et de congrès scientifiques internationaux depuis 1998. Nous voulons intégrer à notre équipe une personne désirant s’engager sur le long terme (CDI) et possédant un intérêt pour les domaines de la santé et de la science. Missions du poste : 1) Assister le directeur dans les tâches administratives: Préparer la correspondance, obtenir des signatures pour les documents financiers et les factures (internes et externes) Recevoir et filtrer les appels téléphoniques et répondre et / ou acheminer en conséquence Recevoir et traiter les communications internes / externes, y compris par courriel et par courrier Organiser et gérer les dossiers, préparer les demandes de courrier et FedEx, commander les fournitures Coordonner, planifier et organiser des calendriers de réunions et de voyages, y compris des événements commerciaux et sociaux Aider à la planification d'événements, y compris les arrangements de voyage et logistiques associés Maintenir et réserver le calendrier des salles de conférence exécutives Préparer les installations de conférence et de réunion au besoin Préparer des rapports quotidiens. 2) Assister le chargé de projet dans la communication des événements - Coordonner et faire la liaison avec les contacts d'affaires internes et externes - envoi et suivi des emails d'inscription - relance téléphonique auprès des intervenants et/ou prestataires - Aider aux demandes de renseignements sur les médias et les relations publiques 3) Seconder le dirigeant au sens large pour faciliter la mise en œuvre de sa mission, prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les transmettre, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice de la responsabilité du dirigeant. - Conseiller, assister et coordonner sur les propositions commerciales - Gérer la fonctionnalité et la maintenance du bureau, y compris l'équipement de bureau, le mobilier... Compétences requises et profil recherché: - Capacité à prioriser et à gérer plusieurs tâches simultanément - Solides compétences organisationnelles et attention aux détails avec un excellent suivi - Capacité d'interface avec des partenaires internes et externes - Connaissance avancée de MS Office Suite - Maitrise de l’anglais - La connaissance de logiciels de CAO, comme Photoshop, In design et Illustrator est un plus. Formation nécessaire: - Minimum Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion. ou - Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complétété.
Takayama